فتح وتشغيل برنامج مايكروسوفت أكسس 2007 :
يتم فتح وتشغيل البرنامج من خلال الخطوات التالية:
1- من قائمة ابدأ أختر كافة البرامج .
2- من كافة البرامج أختر Microsoft Office.
3- من Microsoft Office أختر
Microsoft Office Access 2007 .
لتظهر لنا النافذة التالية والتي تتكون من:
ويظهر بعدها هذه النافذة:
وأيضاً يمكن فتح البرنامج بطرق أخرى نذكر منها:
1- إضافة اختصار للأيقونة إلى سطح المكتب .
2- عمل اختصار استدعاء خاص بك .
بالزر الأيمن على رمز أكسس– خصائص– مفتاح الاختصار.
3- من ابدأ ختار تشغيل ونكتب MsAccess .
مكونات البرنامج:
نلاحظ أن البيئة الجديدة لبرنامج Microsoft Access 2007 تعتمد على التبويب بدل من القوائم وداخل هذه التبويبات مجموعات منطقية بالإضافة إلى زر أوفس Microsoft Office
الذى يساعدك على فتح وحفظ وطباعة الملفات ومعرفة كافة الاجراءات التي تريد القيام بها على المستند .
تم إعادة تصميم واجهة المستخدم بشكل كبير في برامج Microsoft Office system 2007 مع استبدال قائمة ملف المعروفة سابقاً بزر الأوفس ويوجد في الركن الأيمن العلوي من برامج Microsoft Office
· عند النقر فوق زر Microsoft Office سترى نفس الأوامر الأساسية التي كانت متوفرة في إصدارات سابقة لبرامج Microsoft Office لفتح ملف وحفظه وطباعته.
· لكن في Microsoft Access 2007 يتوفر الآن المزيد من الأزرار مثل إنهاء ونشر وغيره.
· يعتبر "شريط أدوات الوصول السريع" وهو شريط أدوات يمكن تخصيصه ويحتوى على مجموعة من الأوامر المستقلة عن علامة التبويب المعروضة حالياً وهى حفظ و تراجع وإعادة.
- يمكن إضافة أزرار تمثل أوامر إلى "شريط أدوات الوصول السريع" ويمكن نقله من احد الموقعين الممكنين ، ويمكن إضافة أمر إلى "شريط أدوات الوصول السريع" مباشرة من الأوامر التي يتم عرضها على "الشريط"
شريط العنوان :
ويوجد فيه اسم البرنامج واسم الملف الذي يتم التعامل معه وفى أقصى اليسار توجد ثلاثة أزرار وهم زر "تصغير" و"تكبير" و"إغلاق X" المعروفين في جميع نوافذ الويندوز.
شريط التبويب و شريط المجموعات :
ونلاحظ أن شريط التبويب وشريط المجموعات مرتبطان معاً أي أنه عند تغيير اختيار المسمى لشريط التبويب تتغير معه تلقائياً أوامر المجموعات المنطقية التي تظهر في شريط المجموعات.
شريط تبويب الصفحة الرئيسية يتكون من مجموعات وهى:
شريط تبويب إنشاء يتكون من مجموعات وهى:
( جداول – نماذج – تقارير - غير ذلك )
شريط تبويب أدوات بيانات خارجية يتكون من مجموعات وهى:
( استيراد – تصدير - تجميع البيانات - قوائم Share Point )
شريط تبويب أدوات قاعدة البيانات يتكون من مجموعات وهى:
( ماكرو - إظهار/إخفاء - تحليل - نقل البيانات - أدوات قاعدة البيانات )
منطقة العمل:
هي الجزء المخصص من البرنامج للتعامل (فتح ومعاينة)
جزء التنقل:
هي المساحة من الشاشة التي تظهر بها أسماء الجداول
والنماذج والتقارير والماكرو والوحدات النمطية لقاعدة البيانات
المفتوحة.
مكونات التبويبات:
1- تبويب الصفحة الرئيسية :
يحتوى على مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :
الحافظة : وتشمل الأيقونات : قص – نسخ – لصق – نسخ التنسيق
خط : وتشمل الأيقونات : لون خط الكتابة – لون خلفية الكتابة (التعبئة) – تحويل الخط إلى غامق وفاتح – تنسيق خط الكتابة إلى مائل أو عدل – محاذاة الكتابة يمين أو شمال أو وسط السطر – حجم خط الكتابة Font – نوع خط الكتابة – خطوط الشبكة .
نص منسق: ترقيم الأسطر – التعداد النقطي للأسطر- تحديد المسافة البادئة – تغيير اتجاه النص من اليمين إلى اليسار أو العكس- لون تمييز النص .
سجلات : تدقيق إملائي- سجل جديد – حفظ – حذف سجل – تحديث الكل - الإجماليات .
فرز وتصفية : تحديد – ترتيب تصاعدي – ترتيب تنازلي – عامل التصفية – تبديل– خيارات متقدمة.
بحث : بحث – انتقال إلى – استبدال – تحديد .
2- تبويب إنشاء :
يحتوى على مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :
جداول : وتشمل الأيقونات : جدول – قوالب الجداول – قوائم Share Point - - تصميم الجدول.
نماذج : وتشمل الأيقونات : نموذج – نموذج منقسم - عناصر متعددة – Pivot Chart – نموذج فارغ – نماذج إضافية – تصميم نموذج.
تقارير : وتشمل الأيقونات : تقرير – تسميات – تقرير فارغ – معالج التقارير – تصميم التقرير.
غير ذلك : وتشمل الأيقونات : معالج الاستعلامات - تصميم الاستعلام – ماكرو.
3- تبويب بيانات خارجية:
يحتوى على مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :
استيراد : وتشمل الأيقونات : عمليات الاستيراد المحفوظة – Access – Excel – قائمة Share Point – استيراد ملف نصي – استيراد ملف XML – أكثر.
تصدير : وتشمل الأيقونات : عمليات التصدير المحفوظة – Excel – قائمة Share Point – تصدير إلى ملف RTF – تصدير إلى ملف نصي – أكثر كما هو واضح بالشكل.
تجميع البيانات: وتشمل الأيقونات : – إنشاء بريد الكتروني – إدارة الردود .
قوائم Share Point : وتشمل الأيقونات : العمل أثناء الاتصال – مزامنة – الانتقال إلى Share Point – تجاهل التغيرات – التخزين المؤقت لبيانات القائمة – إعادة ربط القوائم .
4- أدوات قاعدة البيانات :
يحتوى على مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :
ماكرو : وتشمل الأيقونات : Visual Basic – تشغيل ماكرو – إنشاء قائمة مختصرة بواسطة الماكرو – تحويل وحدات ماكرو إلى Visual Basic .
إظهار/إخفاء : وتشمل الأيقونات : علاقات – ورقة الخصائص – تبعيات الكائن – شريط الرسائل.
تحليل : وتشمل الأيقونات : توثيق قاعدة البيانات – تحليل الأداء - تحليل الجدول.
نقل البيانات: وتشمل الأيقونات : خادم SQL – قاعدة بيانات Access .
أدوات قاعدة البيانات : وتشمل الأيقونات : إدارة الجداول المرتبطة – إدارة لوحة التبديل – تشفير باستخدام كلمة مرور – وظائف إضافية – إنشاء ملف ACCDE .
5- ورقة البيانات :
تحتوى على مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :
طرق عرض : وتشمل الأيقونات : طريقة عرض ورقة البيانات – طريقة عرض التصميم.
حقول وأعمدة: وتشمل الأيقونات : حقل جديد - إضافة حقول موجودة – عمود البحث – لإدراج – حذف – إعادة تسمية .
نوع البيانات والتنسيق: وتشمل الأيقونات : نوع البيانات –التنسيق – تطبيق تنسيق العملة- تطبيق تنسيق النسبة – تطبيق تنسق الأرقام المفصولة - زيادة المنازل العشرية – إنقاص المنازل العشرية .
علاقات: وتشمل الأيقونات : علاقات – تبعيات الكائن.
كائنات قاعدة البيانات:
1- الجداول :
أهم هذه الكائنات لأن الجدول هو الملف الأساسي الذي يحتوى على البيانات الكاملة ويمكن أن تحتوى قاعدة البيانات على أكثر من جدول والجدول الواحد يحتوى على عدة صفوف وأعمدة والأعمدة هي الحقول المحتوية على المعلومات التي تدرج فيها لحفظها داخل الجدول ويمكننا الربط بين جميع هذه الجداول باستخدام المفتاح الأساسي ليسهل علينا الوصول بأسرع وقت ممكن للبيانات أو المعلومة المطلوبة .
2- الاستعلامات :
مجموعة محددة أو مفلترة أو مصفاه من بيانات الجدول حسب شروط أو خصائص معينة.
3- النماذج :
هي عبارة عن الشكل النهائي الذي توضع به البيانات ولذلك يظهر فيه مميزات التصميم ولابد أن يكون وضع البيانات فيه بشكل مناسب وبأسلوب منسق مع العلم أن كل البيانات المدخلة من خلال النماذج يتم حفظها تلقائيا في الجداول .
4- التقارير:
وهى تحديد للبيانات التي يتم طباعتها ويتم الاختيار من خلاله شكل وتصميم لورقة الطباعة.
5- وحدات الماكرو:
وهى مجموعة الإجراءات المسجلة من خلال عملية معينة لإنجاز عملية معينة.
6- وحدات نمطية:
وهى برامج صغيرة تلزم بأداء أمر معين عند النقر على زر معين ويستخدم لذلك أوامر الفيجوال بيسك. ومن كل هذه المكونات تتكون لنا قاعدة بيانات كاملة والتي تظهر في جزء التنقل ولكن من الجدير بالذكر أن أساس أي قاعدة بيانات هي الجداول فمنها تبد؟أ أولى خطواتنا في بناء قاعدة بيانات وليس من الضروري أن تحتوى قاعدة البيانات على تقارير أو وحدات ماكرو ووحدات نمطية أو استعلامات ولكنها لابد أن تحتوى على جدول واحد على الأقل ولإتمام الشكل الجمالي نقوم بتنفيذ نموذج واحد لكي نستخدمه في إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات ولا نضطر إلى التعامل مع الجداول وذلك للشكل المنسق والجميل للنماذج والذي تظهر فيه موهبة التصميم والابتكار لدينا.
خطوات تصمیم قاعدة البیانات:
تحدید الغرض من قواعد البیانات :
يدلك الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها منها يمكنك تحديد الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها ) الجداول ( والحقائق المراد حفظها عن كل موضوع )الحقول بداخل الجداول ) وفي سبيل تحديد الغرض من أنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي :-
· أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات لتحديد احتياجاتهم منها.
· أن تشاور الآخرين حول نوعية الأسئلة التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات.
· أن تجمع النماذج المستخدمة وتضع تخطيطات للتقارير المراد طباعتها .
وتستعين بكل هذه البيانات في الخطوات التالية للتصميم
خطوات تصميم قاعدة البيانات :
الخطوة الأولى: تحديد الغرض من قاعدة البيانات تساعد هذه الخطوة على تحديد الحقائق التي تريد أن يخزنها برنامج Microsoft Access .
الخطوة الثانية : تحديد الجداول اللازمة بعد تحديد الغرض من قاعدة البيانات تقسم البيانات والمعلومات إلى موضوعات منفصلة مثل موظفون أو طلاب وتمثل المعلومات الخاصة بكل موضوع جدول منفصل في قاعدة البيانات .
الخطوة الثالثة : تحديد الحقول اللازمة حيث تحدد المعلومات التي تود حفظها في كل جدول وتسمى كل فئة من المعلومات في الجدول حقلاً ويتم عرضها كعمود في الجدول فمثلا في جدول الموظفين يكون هناك حقلا يمثل "الاسم الأخير" وآخر يمثل "تاريخ التعيين" وهكذا .
الخطوة الرابعة : تحديد العلاقات فعليك بمراجعة كل جدول على حدة ثم تحديد طبيعة العلاقات بين البيانات في جدول ما والبيانات في الجداول الأخرى- يمكنك إضافة حقول للجداول أو إنشاء جداول جديدة لإنشاء العلاقات وتحقيقها بين البيانات في الجداول المختلفة إذا دعت الضرورة لذلك.
الخطوة الخامسة : تنقيح التصميم فعليك بتحليل التصميم للبحث عن أي ملاحظات أو أخطاء . ثم إنشاء جداول فعلية وإضافة مثال من سجلات البيانات ثم تأكد من أنك تستطيع الحصول على النتائج التي تريدها. من هذه الجداول . ثم قم بإجراء التعديلات لضبط التصميم عند الحاجة .
لا تنزعج إذا وقعت في بعض الأخطاء أو أغفلت الأشياء من التصميم الأولى إذ أنه يمكنك اعتبار هذا التصميم مسودة أولية يمكن تطويرها فيما بعد . عليك باختيار أمثلة بيانات ونماذج الأولية لنماذج وتقارير قاعدة البيانات , فاستخدام Microsoft Office يجعل من السهولة بمكان القيام بتعديل تصميم قاعدة البيانات في نفس وقت إنشائها غير أن تعديل الجداول يصبح أكثر صعوبة بعد امتلائها بالبيانات وبعد إنشاء النماذج والتقارير المختلفة .ولهذا السبب يجب التأكد من سلامة مشاكل التصميم وصحته قبل إدخال البيانات .
تحديد الجداول اللازمة :
يعتبر تحديد الجداول من أكثر الخطوات الشائكة في عملية تصميم قاعدة البيانات لأن النتائج المطلوبة من قاعدة البيانات – مثل التقارير المطلوب طباعتها والنماذج التي تريد استخدامها في إدخال البيانات إلى الجداول والأسئلة التي تريد الإجابة عليها – لا تدل بالضرورة على كيفية إنشاء الجداول التي تؤدى إلى تلك النتائج حيث تساعدك فقط في الوصول إلى ما تريد إن تعرفه من معلومات وليس إلى كيفية تقسيم المعلومات إلى جداول.
تحتوى قاعدة البيانات الأساسية على مجموعة كائنات منها الجداول (Tables) والاستعلامات (Queries) والنماذج (Forms) والتقارير (Reports) والماكرو (Macros) وفى هذا الكتاب سوف نتعرض بالشرح للخمس كائنات والتي تصل بك إلى مستوى يمكنك من تصميم قاعدة بيانات بسيطة وسهلة وتؤدى الغرض .
خطوات إنشاء قاعدة البيانات Access :
عند اختيار قاعدة بيانات جديدة فارغة من المنطقة الثانية "الشروع في استخدام Microsoft Office Access من تبويب "فئات القوالب – ميزات ، تظهر المنطقة الثالثة .
يطلب منك البرنامج كتابة اسم لقاعدة البيانات ويقترح البرنامج اسم " قاعدة بيانات1" نختار الاسم المناسب لقاعدة البيانات التي نريد إنشائها ثم نضغط Enter تظهر شاشة جديدة كما بالشكل التالي:
والشاشة السابقة تتكون من تبويبات بالوقوف والضغط على كل تبويب منها تظهر مجموعة من أشرطة الأدوات تسمى هنا مجموعات تحتوى كل مجموعة على كل التعليمات التي تستخدم في بناء قاعدة البيانات، ومجموعة تبويبات قاعدة البيانات ومجموعات أشرطة الأدوات هذه يمكن تحريكها بالانزلاق بتحريك الفأرة للأمام والخلف على هذه الأشرطة .
فتح قاعدة بيانات :
عند فتح البرنامج مرة أخرى نلاحظ تغيير في شكل شاشة المشروع في الاستخدام حيث تظهر لنا في اليسار قواعد البيانات التي تم التعامل معها ومنها نختار قاعدة البيانات التي نريد التعامل معها.
والآن سوف نبنى شرحنا لبرنامج الأكسس 2007 على قاعدة بيانات كاملة سوف نشرع في بنائها معاً خطوة بخطوة حتى يتسنى لنا معرفة الطريقة الصحيحة والمثلى لتصميم قواعد البيانات وكما ذكرنا من قبل أن الجدول هو أساس قاعدة البيانات فسوف نبدأ به ولكن دعونا نضع معاً الخطوط الأساسية لقاعدة البيانات وهى:
1- عن أي مشروع تكون قاعدة البيانات ؟
2- المعلومات التي أريدها في قاعدة البيانات؟
3- هل سنحتاج إلى استعلامات؟
4- هل نريد طبع تقارير لقاعدة البيانات؟
5- ومن الذي سوف يقوم بإدخال البيانات والمعلومات الجديدة إليها أي مَن المستخدم؟
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق