الاثنين، 28 مايو 2012

الجزء الأول التعريف ببرنامج M.s Access 2007


برنامج قـواعــد البيـــــانات   M.s Access 2007

التعريف ببرنامج Access  
      ھناك العدید من قواعد البیانات التي یمكن أن تتعامل مع كم هائل من البیانات لكن الذى جعل  مايكروسوفت  أكسس يختلف عنها جميعاً هو أن أكسس ليس قاعدة بيانات عادية تقوم بمجرد تخزين واسترجاع البيانات بجانب فرزها وترتيبها,  ولكنه نظام متكامل لإدارة قواعد البیانات المترابطة (RDBMS – Relational Data Base Management System) وبذلك بدلاً من تصميم قاعدة بيانات واحدة لجميع المعلومات المتاحة يمكن للمستخدم إنشاء العديد من قواعد البيانات التي يتم في كل منها تجميع نوع معين من البيانات عن موضوع واحد ووضعها في جدول ثم يتم الربط  بين هذه الجداول بعلاقات محددة بحيث يمكن استخراج التقارير المطلوبة منها جميعاً بعد ذلك بسهولة .
    ويمكن في اختصار تعريف قاعدة البيانات كالتالي:
تعريف قاعدة البيانات:
     هي عبارة عن تجميع كمية كبيرة من البيانات المرتبطة ببعضها البعض وعرضها بطریقة أو أكثر من طریقة لتسھل الاستفادة منھا و تطبیق العملیات و الشروط علیھا طبقا للنظام الذي یتم إنشائھا.

تعريف برنامج مايكروسوفت أكسس :

هو عبارة عن برامج ونظام يٍُستخدم لإدارة قواعد البيانات المختلفة بالتعامل مع العديد من الجداول.

وظائف برنامج Access :
     تستخدم لتخزين البيانات في قاعدة بيانات أو أكثر من قاعدة بيانات، والتي هي عبارة عن ملفات لتخزين البيانات ، وتخزين البيانات في أي قاعدة بيانات له فوائد وميزات منها تخزين كميه ضخمه من البيانات بدون التأثير على أداء وفعالية قاعدة البيانات ويمكن تلخيص بعض أهم وظائف قواعد البيانات فى البنود التالية .
·       إضافة معلومة أو بيان جديد إلى الملف .
·       حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها
·       تغيير بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت
·       البحث والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة
·       ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات .
·       عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمه
·       حساب المجموع  النهائي أو المجموع  الفرعي أو المتوسط الحسابي لبيانات مطلوبة


ممیزات أكسس:
·   یوفر أسھل الطرق لإنشاء جمیع مكونات قاعدة البیانات من جداولتقاریرنماذج وحتى الماكرو والوحدات النمطیة بدعم  كامل للغة العربیة .
·   يعمل من خلال  بیئة رسومیة Graphical Interface   وهو ما يعطيه سھولة في تنفیذ الأوامر ومتعة في أداء العمل بعیدا عن الصورة الجافة لتنفیذ الأوامر فبدلا من كتابة الأوامر عن طریق لوحة المفاتیح یمكنك الوصول إلیها بحركات بسیطة من الفارة لضغط أو فتح قوائم منسدلة للأوامر یتم الاختیار منھا بسھولة.
·   أكسس ناشر مكتبي فأنت مع أكسس تتمتع بخاصیة ما تراه ھو ما تحصل علیه وبذلك تستطیع معرفة شكل التقریر الفعلي قبل الطباعة مع إمكانیات ضخمة للتعامل مع أنماط الخطوط وإدراج الصور والرسومات فأنت مع أكسس لا تحتاج إلى إعادة صیاغة بیاناتك.
·   يعتبر برنامج أكسس أداة جادة لزیادة الإنتاجیة وھي بالتأكید النتیجة الطبیعیة لتوفیر مجموعة الممیزات السابقة وغیرھا الكثیر لإنشاء النماذج والتقاریر فما علیك  سوى الإجابة على مجموعة أسئلة یقدمھا لك المعالج Access Wizard  بعدها یكون بین یدیك ما ترید من استعلامات ونماذج وتقارير بمنتھى السھولة والیسر.
·   التكامل مع البرامج الأخرى سواء قواعد بیانات سابقة أو برامج معالجة الكلمات أو الجداول الالكترونیة فیمكنھ قراءة قواعد البیانات المنشاة بواسطة برامج أخرى وكذلك الربط بین أكسس و الجداول الالكترونیةExcel   وبرامج معالجة الكلمات Word.
·       قاعدة البيانات تتضمن ميزات واسعة للتقارير والاستعلامات مبنيه ضمن قاعدة البيانات.
·   دعم كامل للصور و الرسومات التوضیحیة حیث یمكن عمل المخططات البنائية والرسومیة للبیانات الموجودة في قاعدة البیانات و تضمینھا داخل التقریر المطبوع.
·   توافر وسائل تحكم في قاعدة البيانات إلى أقصى درجة وعلى مستويات مختلفة حيث يتيح البرنامج للمستخدم ضبط خصائص المكونات لتصبح البيانات  مثلاً " للقراءة فقط" كذلك يعطى إمكانية استخدام الماكرو ويوفر إلى جانب ذلك لغة برمجة خاصة تسمى Access Basic لزيادة القدرة على التحكم فى طريقة عرض وظهور البيانات .

باختصار يمكن القول بأن أهم المميزات لنظام قاعدة البيانات أكسس هو:

1 – قدرته على إنشاء عدد كبير من الجداول والربط فيما بينها .
2 – سهولة إضافة وإدخال البيانات إلى قاعدة البيانات .
3 – قدرته على البحث عن أي معلومة في قاعدة البيانات بطرق عديدة وطباعتها .
4 – قدرته على إنشاء نماذج إدخال بيانات حسب الحاجة .
5 – قدرته على إنشاء التقارير المنسقة وطباعتها .
6 – القدرة على دمج الصور و الرسومات في النماذج و التقارير .



تعريف قواعد البيانات Data Base  :

هي مجموعة متكاملة من البيانات التي تجمعها خصائص مشتركة وتحتوي على بعض التقنيات والأدوات التي تسهل الوصول إلى المعلومات . مثلاًَََ على ذلك : ( قاعدة بيانات لطلاب المركز ) : 
وهي مجموعة البيانات الشخصية للطلاب, وبيانات السندات, بيانات نوع الدورات, وبيانات النتائج .

أنواع قواعد البیانات :

ü    من حيث الحجم :
1- مشروعات صغيرة:
(a) Access   (b) Paradox   (c) FoxPro   (d)DBASE III+/IV   (e) R:BASE
2- مشروعات كبيرة :
(a)              Oracle
(b)             SQL (Structured Query Language)
(c)              DMS (Database Management System
(d)             IDMS (Integrated Database Management System)
(e)                Informix
(f)                 Sybase
ü       من حيث طريقة العمل:
1-   قواعد البيانات ذات شكل هرمي Hierarchy Databases
2-   قواعد بيانات شبكية Network Databases
3-   قواعد بيانات علائقيه  Relational Databases

أمثلة للبيانات التي تخزن في قواعد البيانات المنشأة بواسطة برنامج أكسس :

1- تسجيل أسماء أشخاص أو جهات وعناوينهم وأرقام تليفوناتهم .
2- تسجيل مبيعات ومشتريات واستخراج فواتير منوعة.
3- تسجيل بيانات ودرجات الطلاب واستخراج نتائجهم.
4- تسجيل مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم
5- فهارس كتب ومكتبات غير ذلك .
6-عاملين في مؤسسة وتقاريرهم وتقرير بالمستحقات والإجازات .
7-مكتب سفريات وحجوزات .
8 -تسجيل تبرعات وأنشطة  خيرية
9- اتصالات إدارية "صادروارد "
       وهذه الأمثلة السابقة ما هى إلا شئ قليل من استخدامات كثيرة للبرنامج ، حيث وضعت شركة مايكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم على إدخال البيانات واستخراجها من القواعد وطباعتها وهذه الكائنات هي :
الجداول
التقارير
الاستعلامات
الماكرو
النماذج
الوحدات النمطية .
وفى بعض الإصدارات لبرنامج Access تقدم لنا أكثر من الستة  كائنات المذكورة أعلاه.

تنظیم قواعد البیانات داخل قاعدة البیانات :

·   تخزن المعلومات المطلوبة لقواعد البيانات داخل ملفات ، وتوضع هذه الملفات على أحد  وسائط التخزين المساعدة مثل القرص المغناطيسي
·   كل ملف عبارة عن جدول يشتمل على سطور وأعمدة ، ويشتمل كل ملف على مجموعه من السجلات Records ويحتل كل سجل سطراً داخل الملف ، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول Fields.
·   إذا أردنا إعداد دليل تليفونات لسكان مدينة صنعاء ، نجد أن الملف المطلوب يشتمل على البيانات التالية:   رقم المشترك - الاسم - العنوان - رقم الهاتف.

مكونات بيئة نظم قواعد البيانات

1-   المكونات المادية Hardware:

  الحاسوب وتوابعه، حتى تصبح قابلة
للاستخدام، هذه المكونات الحاسوبية
تتراوح بين أجهزة حواسيب شخصية
إلى أجهزة حواسيب رئيسية.

2-   المكونات البرمجية Software:

وهي نظم البرمجة الخاصة بقواعد البيانات، مثل برمجيات المترجمات وبرمجيات نظم التشغيل، وبرمجيات الشبكة إذا كانت قواعد البيانات موزعة.

3-   البيانات :  Data

أهم مكونات نظم قواعد البيانات من وجهة نظر المستخدم.

4-   الإجراءات/ العمليات  Procedures  

التعليمات والقوانين التي تحكم التصميم الجيد، واستخدام قواعد البيانات بشكل أمثل.

5-   المستخدمون Users:

نستطيع تحديد أربعة أنواع من المستخدمين:

-         مدير قواعد البيانات Data base Administrator.

وهي مهمة يقوم بها شخص متخصص أو أشخاص وتشمل بعض مسؤولياتهم :
أ‌-       تحديد متطلبات قواعد البيانات المطلوبة من برمجيات وتجهيزات.
ب‌- إدامة النظام والتنسيق الدائم في عمليات استخدام قواعد البيانات.
ت‌- توفير الأمن والحماية لقواعد البيانات، وصلاحيات تفويض الاستخدام.
ث‌- الرقابة وضبط أداء النظام ضمن مقياس عمل مثالي.
ج‌-   تصميم آليات المحافظة على قواعد البيانات وإنشاؤها لتوافق حاجات المستخدمين.

-         مصمم قاعدة البيانات Data base Designer :

وهي مهمة يقوم بها شخص أو عدة أشخاص متخصصين مهامهم هي:
أ‌-       تحديد البيانات الواجب تخزينها.
ب‌- تحديد أفضل التراكيب وبناء البيانات الواجب استخدامها.
ت‌- تصميم قاعدة البيانات والوصول إلى أقل درجة ممكنة من الأخطاء وهدر المصادر.
ث‌- تحديد طرق تخاطب المستخدمين مع قاعدة البيانات ويشمل النماذج و التقارير.
-         مبرمجو قواعد البيانات Data base Programmer:

وتشمل مهامهم التالي:

أ‌-         تحويل وترجمة تصاميم قواعد البيانات إلى لغات قواعد بيانات المناسبة .
ب‌-    تنفيذ تلك الأنظمة والبرمجيات والتأكد من صحتها وخلوها من الأخطاء.
ت‌-    صياغة شاشات التخاطب والإدخال والإخراج التي تحتاجها نظم قواعد البيانات.
-         مستخدمو قواعد البيانات Data base End Users:
وهي تلك المجموعة التي تستخدم أنظمة قواعد البيانات وتطبقها في مجال محدد مثل موظفي البنوك وشركات التأمين وغيرهم، وقد يكون المستخدم على عدة مستويات اعتمادا على معرفتهم وخبرتهم بالحاسوب، ويشمل:
أ‌-       المستخدم البدائي: وهو بدون خبرة سابقة، ويكفي تدريبه على استخدام قواعد البيانات.
ب‌- المستخدم الخبير: وهو ذو خبرة في استخدام الحاسوب وأنظمة قواعد البيانات.

مهام أدارة قواعد البيانات

تتلخص مهام إدارة قواعد البيانات فيما يلي:

      1-   تخزين وحفظ البيانات Storing.
      2-   استرجاع البيانات Retrieving.
      3-   تحليل البيانات Analyzing.
       4-   تحديث البيانات Updating.
        5- التعديل Modification.
        6- الحذف Dilatation.
        7- الإدخال Inserting.
ومن خلال هذه المهام يمكن استخلاص العناصر البشرية اللازمة لإدارة قواعد البيانات ومن هذه العناصر:
      1-   مدير نظام إدارة قواعد البيانات Administrator.
      2-   مبرمجين Programmers.
      3-   المستخدمين Users.

الخطوات الأساسية للتصميم قواعد البيانات :

1 – تحديد الغرض من قاعدة البيانات .
2 – تحديد الجداول التي تحتاج إليها .
3 – تحديد الحقول التي تحتاج إليها .
4 – تعريف الحقول و معرفة أنواعها .
5 – تحديد العلاقات بين الجداول .
6 –  تحديد الاستعلامات المطلوبة .
7 –  تحديد الواجهات الخاصة بالعمل ( النماذج ) .
8 –  تحديد التقارير المطلوبة .
9 –  عمل الماكرو و الأزرار اللازمة .

الأمثلة و التطبيقات :

الأمثلة التي سنستخدمها و التطبيقات في العمل كثيرة نذكر منها :

1- قاعدة بيانات دليل التليفون .
2- قاعدة بيانات المدرسة .
3- قاعدة بيانات المبيعات والعملاء .
          4- قاعدة بيانات الجامعة .
          5- قاعدة بيانات المشاريع .
          6- قاعدة بيانات للموظفين .

هناك 3 تعليقات:

  1. أريد المزيد من المواضيع المفيدة

    ردحذف
  2. شكرا ع الشرح الجميل

    ردحذف
  3. Caesars New Jersey Casinos, PA Casinos, & Gambling Sites
    We look forward 원주 출장샵 to reviewing the best new casino sites 밀양 출장안마 and their gambling 사천 출장샵 options as well as 거제 출장샵 any online gambling 밀양 출장마사지 laws you can have on this

    ردحذف