M.S. Access 2007 (G1)

الفصل الأول

برنامج قـواعــد البيـــــانات   M.s Access 2007

التعريف ببرنامج Access  

      ھناك العدید من قواعد البیانات التي یمكن أن تتعامل مع كم هائل من البیانات لكن الذى جعل  مايكروسوفت  أكسس يختلف عنها جميعاً هو أن أكسس ليس قاعدة بيانات عادية تقوم بمجرد تخزين واسترجاع البيانات بجانب فرزها وترتيبها,  ولكنه نظام متكامل لإدارة قواعد البیانات المترابطة (RDBMS – Relational Data Base Management System) وبذلك بدلاً من تصميم قاعدة بيانات واحدة لجميع المعلومات المتاحة يمكن للمستخدم إنشاء العديد من قواعد البيانات التي يتم في كل منها تجميع نوع معين من البيانات عن موضوع واحد ووضعها في جدول ثم يتم الربط  بين هذه الجداول بعلاقات محددة بحيث يمكن استخراج التقارير المطلوبة منها جميعاً بعد ذلك بسهولة .

    ويمكن في اختصار تعريف قاعدة البيانات كالتالي:

تعريف قاعدة البيانات:

     هي عبارة عن تجميع كمية كبيرة من البيانات المرتبطة ببعضها البعض وعرضها بطریقة أو أكثر من طریقة لتسھل الاستفادة منھا و تطبیق العملیات و الشروط علیھا طبقا للنظام الذي یتم إنشائھا.

تعريف برنامج مايكروسوفت أكسس :

هو عبارة عن برامج ونظام يٍُستخدم لإدارة قواعد البيانات المختلفة بالتعامل مع العديد من الجداول.

وظائف برنامج Access :

     تستخدم لتخزين البيانات في قاعدة بيانات أو أكثر من قاعدة بيانات، والتي هي عبارة عن ملفات لتخزين البيانات ، وتخزين البيانات في أي قاعدة بيانات له فوائد وميزات منها تخزين كميه ضخمه من البيانات بدون التأثير على أداء وفعالية قاعدة البيانات ويمكن تلخيص بعض أهم وظائف قواعد البيانات فى البنود التالية .

·       إضافة معلومة أو بيان جديد إلى الملف .

·       حذف البيانات القديمة والتي لم تعد هناك حاجة إليها

·       تغيير بيانات موجودة تبعاً لمعلومات استحدثت

·       البحث والاستعلام عن معلومة أو معلومات محددة

·       ترتيب وتنظيم البيانات داخل الملفات .

·       عرض البيانات في شكل تقارير أو نماذج منظمه

·       حساب المجموع  النهائي أو المجموع  الفرعي أو المتوسط الحسابي لبيانات مطلوبة

ممیزات أكسس:

·   یوفر أسھل الطرق لإنشاء جمیع مكونات قاعدة البیانات من جداول – تقاریر – نماذج وحتى الماكرو والوحدات النمطیة بدعم  كامل للغة العربیة .

·   يعمل من خلال  بیئة رسومیة Graphical Interface   وهو ما يعطيه سھولة في تنفیذ الأوامر ومتعة في أداء العمل بعیدا عن الصورة الجافة لتنفیذ الأوامر فبدلا من كتابة الأوامر عن طریق لوحة المفاتیح یمكنك الوصول إلیها بحركات بسیطة من الفارة لضغط أو فتح قوائم منسدلة للأوامر یتم الاختیار منھا بسھولة.

·   أكسس ناشر مكتبي فأنت مع أكسس تتمتع بخاصیة ما تراه ھو ما تحصل علیه وبذلك تستطیع معرفة شكل التقریر الفعلي قبل الطباعة مع إمكانیات ضخمة للتعامل مع أنماط الخطوط وإدراج الصور والرسومات فأنت مع أكسس لا تحتاج إلى إعادة صیاغة بیاناتك.

·   يعتبر برنامج أكسس أداة جادة لزیادة الإنتاجیة وھي بالتأكید النتیجة الطبیعیة لتوفیر مجموعة الممیزات السابقة وغیرھا الكثیر لإنشاء النماذج والتقاریر فما علیك  سوى الإجابة على مجموعة أسئلة یقدمھا لك المعالج Access Wizard  بعدها یكون بین یدیك ما ترید من استعلامات ونماذج وتقارير بمنتھى السھولة والیسر.

·   التكامل مع البرامج الأخرى سواء قواعد بیانات سابقة أو برامج معالجة الكلمات أو الجداول الالكترونیة فیمكنھ قراءة قواعد البیانات المنشاة بواسطة برامج أخرى وكذلك الربط بین أكسس و الجداول الالكترونیةExcel   وبرامج معالجة الكلمات Word.

·       قاعدة البيانات تتضمن ميزات واسعة للتقارير والاستعلامات مبنيه ضمن قاعدة البيانات.

·   دعم كامل للصور و الرسومات التوضیحیة حیث یمكن عمل المخططات البنائية والرسومیة للبیانات الموجودة في قاعدة البیانات و تضمینھا داخل التقریر المطبوع.

·   توافر وسائل تحكم في قاعدة البيانات إلى أقصى درجة وعلى مستويات مختلفة حيث يتيح البرنامج للمستخدم ضبط خصائص المكونات لتصبح البيانات  مثلاً " للقراءة فقط" كذلك يعطى إمكانية استخدام الماكرو ويوفر إلى جانب ذلك لغة برمجة خاصة تسمى Access Basic لزيادة القدرة على التحكم فى طريقة عرض وظهور البيانات .

باختصار يمكن القول بأن أهم المميزات لنظام قاعدة البيانات أكسس هو:

1 – قدرته على إنشاء عدد كبير من الجداول والربط فيما بينها .

2 – سهولة إضافة وإدخال البيانات إلى قاعدة البيانات .

3 – قدرته على البحث عن أي معلومة في قاعدة البيانات بطرق عديدة وطباعتها .

4 – قدرته على إنشاء نماذج إدخال بيانات حسب الحاجة .

5 – قدرته على إنشاء التقارير المنسقة وطباعتها .

6 – القدرة على دمج الصور و الرسومات في النماذج و التقارير .

تعريف قواعد البيانات Data Base  :

هي مجموعة متكاملة من البيانات التي تجمعها خصائص مشتركة وتحتوي على بعض التقنيات والأدوات التي تسهل الوصول إلى المعلومات . مثلاًَََ على ذلك : ( قاعدة بيانات لطلاب المركز ) : 

وهي مجموعة البيانات الشخصية للطلاب, وبيانات السندات, بيانات نوع الدورات, وبيانات النتائج .

أنواع قواعد البیانات :

ü    من حيث الحجم :

1- مشروعات صغيرة:

(a) Access   (b) Paradox   (c) FoxPro   (d)DBASE III+/IV   (e) R:BASE

2- مشروعات كبيرة :

(a)              Oracle

(b)             SQL (Structured Query Language)

(c)              DMS (Database Management System

(d)             IDMS (Integrated Database Management System)

(e)                Informix

(f)                 Sybase

ü       من حيث طريقة العمل:

1-   قواعد البيانات ذات شكل هرمي Hierarchy Databases

2-   قواعد بيانات شبكية Network Databases

3-   قواعد بيانات علائقيه  Relational Databases

أمثلة للبيانات التي تخزن في قواعد البيانات المنشأة بواسطة برنامج أكسس :

1- تسجيل أسماء أشخاص أو جهات وعناوينهم وأرقام تليفوناتهم .

2- تسجيل مبيعات ومشتريات واستخراج فواتير منوعة.

3- تسجيل بيانات ودرجات الطلاب واستخراج نتائجهم.

4- تسجيل مرضى وبياناتهم الشخصية وإحصاءات متنوعة لهم

5- فهارس كتب ومكتبات غير ذلك .

6-عاملين في مؤسسة وتقاريرهم وتقرير بالمستحقات والإجازات .

7-مكتب سفريات وحجوزات .

8 -تسجيل تبرعات وأنشطة  خيرية

9- اتصالات إدارية "صادر – وارد "

       وهذه الأمثلة السابقة ما هى إلا شئ قليل من استخدامات كثيرة للبرنامج ، حيث وضعت شركة مايكروسوفت في هذا البرنامج كائنات تساعد المستخدم على إدخال البيانات واستخراجها من القواعد وطباعتها وهذه الكائنات هي :

الجداول	التقارير
الاستعلامات	الماكرو
النماذج	الوحدات النمطية .

وفى بعض الإصدارات لبرنامج Access تقدم لنا أكثر من الستة  كائنات المذكورة أعلاه.

تنظیم قواعد البیانات داخل قاعدة البیانات :

·   تخزن المعلومات المطلوبة لقواعد البيانات داخل ملفات ، وتوضع هذه الملفات على أحد  وسائط التخزين المساعدة مثل القرص المغناطيسي

·   كل ملف عبارة عن جدول يشتمل على سطور وأعمدة ، ويشتمل كل ملف على مجموعه من السجلات Records ويحتل كل سجل سطراً داخل الملف ، ويقسم كل سجل إلى عدد من الحقول Fields.

·   إذا أردنا إعداد دليل تليفونات لسكان مدينة صنعاء ، نجد أن الملف المطلوب يشتمل على البيانات التالية:   رقم المشترك - الاسم - العنوان - رقم الهاتف.

مكونات بيئة نظم قواعد البيانات

1-   المكونات المادية Hardware:

  الحاسوب وتوابعه، حتى تصبح قابلة

للاستخدام، هذه المكونات الحاسوبية

تتراوح بين أجهزة حواسيب شخصية

إلى أجهزة حواسيب رئيسية.

2-   المكونات البرمجية Software:

وهي نظم البرمجة الخاصة بقواعد البيانات، مثل برمجيات المترجمات وبرمجيات نظم التشغيل، وبرمجيات الشبكة إذا كانت قواعد البيانات موزعة.

3-   البيانات :  Data

أهم مكونات نظم قواعد البيانات من وجهة نظر المستخدم.

4-   الإجراءات/ العمليات  Procedures  

التعليمات والقوانين التي تحكم التصميم الجيد، واستخدام قواعد البيانات بشكل أمثل.

5-   المستخدمون Users:

نستطيع تحديد أربعة أنواع من المستخدمين:

-         مدير قواعد البيانات Data base Administrator.

وهي مهمة يقوم بها شخص متخصص أو أشخاص وتشمل بعض مسؤولياتهم :

أ‌-       تحديد متطلبات قواعد البيانات المطلوبة من برمجيات وتجهيزات.

ب‌- إدامة النظام والتنسيق الدائم في عمليات استخدام قواعد البيانات.

ت‌- توفير الأمن والحماية لقواعد البيانات، وصلاحيات تفويض الاستخدام.

ث‌- الرقابة وضبط أداء النظام ضمن مقياس عمل مثالي.

ج‌-   تصميم آليات المحافظة على قواعد البيانات وإنشاؤها لتوافق حاجات المستخدمين.

-         مصمم قاعدة البيانات Data base Designer :

وهي مهمة يقوم بها شخص أو عدة أشخاص متخصصين مهامهم هي:

أ‌-       تحديد البيانات الواجب تخزينها.

ب‌- تحديد أفضل التراكيب وبناء البيانات الواجب استخدامها.

ت‌- تصميم قاعدة البيانات والوصول إلى أقل درجة ممكنة من الأخطاء وهدر المصادر.

ث‌- تحديد طرق تخاطب المستخدمين مع قاعدة البيانات ويشمل النماذج و التقارير.

-         مبرمجو قواعد البيانات Data base Programmer:

وتشمل مهامهم التالي:

أ‌-         تحويل وترجمة تصاميم قواعد البيانات إلى لغات قواعد بيانات المناسبة .

ب‌-    تنفيذ تلك الأنظمة والبرمجيات والتأكد من صحتها وخلوها من الأخطاء.

ت‌-    صياغة شاشات التخاطب والإدخال والإخراج التي تحتاجها نظم قواعد البيانات.

-         مستخدمو قواعد البيانات Data base End Users:

وهي تلك المجموعة التي تستخدم أنظمة قواعد البيانات وتطبقها في مجال محدد مثل موظفي البنوك وشركات التأمين وغيرهم، وقد يكون المستخدم على عدة مستويات اعتمادا على معرفتهم وخبرتهم بالحاسوب، ويشمل:

أ‌-       المستخدم البدائي: وهو بدون خبرة سابقة، ويكفي تدريبه على استخدام قواعد البيانات.

ب‌- المستخدم الخبير: وهو ذو خبرة في استخدام الحاسوب وأنظمة قواعد البيانات.

مهام أدارة قواعد البيانات

تتلخص مهام إدارة قواعد البيانات فيما يلي:

      1-   تخزين وحفظ البيانات Storing.

      2-   استرجاع البيانات Retrieving.

      3-   تحليل البيانات Analyzing.

       4-   تحديث البيانات Updating.

        5- التعديل Modification.

        6- الحذف Dilatation.

        7- الإدخال Inserting.

ومن خلال هذه المهام يمكن استخلاص العناصر البشرية اللازمة لإدارة قواعد البيانات ومن هذه العناصر:

      1-   مدير نظام إدارة قواعد البيانات Administrator.

      2-   مبرمجين Programmers.

      3-   المستخدمين Users.

الخطوات الأساسية للتصميم قواعد البيانات :

1 – تحديد الغرض من قاعدة البيانات .

2 – تحديد الجداول التي تحتاج إليها .

3 – تحديد الحقول التي تحتاج إليها .

4 – تعريف الحقول و معرفة أنواعها .

5 – تحديد العلاقات بين الجداول .

6 –  تحديد الاستعلامات المطلوبة .

7 –  تحديد الواجهات الخاصة بالعمل ( النماذج ) .

8 –  تحديد التقارير المطلوبة .

9 –  عمل الماكرو و الأزرار اللازمة .

الأمثلة و التطبيقات :

الأمثلة التي سنستخدمها و التطبيقات في العمل كثيرة نذكر منها :

1- قاعدة بيانات دليل التليفون .

2- قاعدة بيانات المدرسة .

3- قاعدة بيانات المبيعات والعملاء .

          4- قاعدة بيانات الجامعة .

          5- قاعدة بيانات المشاريع .

          6- قاعدة بيانات للموظفين .

الفصل الثانى البداية مع إكسيل 2007

فتح وتشغيل برنامج مايكروسوفت أكسس 2007 :

يتم فتح وتشغيل البرنامج من خلال الخطوات التالية:

1-   من قائمة ابدأ أختر كافة البرامج .

2-   من كافة البرامج أختر Microsoft Office.

3-   من Microsoft Office أختر

 Microsoft Office Access 2007 .

لتظهر لنا النافذة التالية والتي تتكون من:

ويظهر بعدها هذه النافذة:

وأيضاً يمكن فتح البرنامج بطرق أخرى نذكر منها:

1-   إضافة اختصار للأيقونة إلى سطح المكتب .

2-   عمل اختصار استدعاء خاص بك .

        بالزر الأيمن على رمز أكسس– خصائص– مفتاح الاختصار.

3-   من ابدأ ختار تشغيل ونكتب  MsAccess .

مكونات البرنامج:

     نلاحظ أن البيئة الجديدة لبرنامج Microsoft Access 2007 تعتمد على التبويب بدل من القوائم وداخل هذه التبويبات مجموعات منطقية بالإضافة إلى زر أوفس Microsoft Office                

الذى يساعدك على فتح وحفظ وطباعة الملفات ومعرفة كافة الاجراءات التي تريد القيام بها على المستند .

  زر أوفس :

تم إعادة تصميم واجهة المستخدم بشكل كبير في برامج  Microsoft Office system 2007 مع استبدال قائمة ملف المعروفة سابقاً بزر الأوفس ويوجد في الركن الأيمن العلوي من برامج    Microsoft Office

·   عند النقر فوق زر Microsoft Office  سترى نفس الأوامر الأساسية التي كانت متوفرة في إصدارات سابقة لبرامج Microsoft Office لفتح ملف وحفظه وطباعته.

·       لكن في Microsoft Access 2007 يتوفر الآن المزيد من الأزرار مثل إنهاء ونشر وغيره.

·   يعتبر "شريط أدوات الوصول السريع" وهو شريط أدوات يمكن تخصيصه ويحتوى على مجموعة من الأوامر المستقلة عن علامة التبويب المعروضة حالياً وهى حفظ و تراجع وإعادة.

• يمكن إضافة أزرار تمثل أوامر إلى "شريط أدوات الوصول السريع" ويمكن نقله من احد الموقعين الممكنين ، ويمكن إضافة أمر إلى "شريط أدوات الوصول السريع" مباشرة من الأوامر التي يتم عرضها على "الشريط"

شريط العنوان :

    ويوجد فيه اسم البرنامج واسم الملف الذي يتم  التعامل معه وفى أقصى اليسار توجد ثلاثة أزرار وهم  زر "تصغير"  و"تكبير" و"إغلاق X" المعروفين في جميع نوافذ الويندوز.

شريط التبويب و شريط المجموعات :

     ونلاحظ أن شريط  التبويب وشريط المجموعات مرتبطان معاً أي أنه عند تغيير اختيار المسمى لشريط التبويب تتغير معه تلقائياً أوامر المجموعات المنطقية التي تظهر في شريط المجموعات.

شريط تبويب الصفحة الرئيسية يتكون من مجموعات وهى:

              ( طرق عرض - الحافظة - خط - نص منسق – سجلات - فرز وتصفية – بحث )

شريط تبويب إنشاء يتكون من مجموعات وهى:

                                                    ( جداول – نماذج – تقارير - غير ذلك )

شريط تبويب أدوات بيانات خارجية  يتكون من مجموعات وهى:

( استيراد – تصدير - تجميع البيانات - قوائم Share Point )

شريط تبويب أدوات قاعدة البيانات يتكون من مجموعات وهى:

                  ( ماكرو - إظهار/إخفاء -  تحليل - نقل البيانات - أدوات قاعدة البيانات )

منطقة العمل:

  هي الجزء المخصص من البرنامج للتعامل (فتح ومعاينة)

مع كل الكائنات المتضمنة في قاعدة البيانات.

جزء التنقل:

  هي المساحة من الشاشة التي تظهر بها أسماء الجداول

والنماذج والتقارير والماكرو والوحدات النمطية لقاعدة البيانات

 المفتوحة.

شريط الحالة:

مكونات التبويبات:

1- تبويب الصفحة الرئيسية :

     يحتوى على  مجموعة من أشرطة الأدوات هي  كالتالي :

الحافظة : وتشمل الأيقونات : قص – نسخ – لصق –  نسخ التنسيق

خط : وتشمل الأيقونات : لون خط الكتابة – لون خلفية الكتابة (التعبئة) – تحويل الخط إلى غامق وفاتح – تنسيق خط الكتابة إلى مائل أو عدل – محاذاة الكتابة يمين أو شمال أو وسط السطر – حجم خط الكتابة Font – نوع خط الكتابة – خطوط الشبكة .

نص منسق: ترقيم الأسطر – التعداد النقطي للأسطر- تحديد المسافة البادئة – تغيير اتجاه النص من اليمين إلى اليسار أو العكس- لون تمييز النص .

سجلات : تدقيق إملائي- سجل جديد – حفظ – حذف سجل – تحديث الكل - الإجماليات .

فرز وتصفية : تحديد – ترتيب تصاعدي – ترتيب تنازلي – عامل التصفية – تبديل– خيارات متقدمة.

بحث : بحث – انتقال إلى – استبدال – تحديد .

2- تبويب إنشاء :

 يحتوى على  مجموعة من أشرطة الأدوات هي كالتالي :

جداول : وتشمل الأيقونات :  جدول – قوالب الجداول – قوائم Share Point -  - تصميم الجدول.

نماذج : وتشمل الأيقونات : نموذج – نموذج منقسم -  عناصر متعددة – Pivot Chart – نموذج فارغ – نماذج إضافية – تصميم نموذج.

تقارير :  وتشمل الأيقونات : تقرير – تسميات – تقرير فارغ – معالج التقارير – تصميم التقرير.

غير ذلك  : وتشمل الأيقونات : معالج الاستعلامات -  تصميم الاستعلام – ماكرو.

3- تبويب بيانات خارجية:

     يحتوى على  مجموعة من أشرطة الأدوات هي  كالتالي :

استيراد : وتشمل الأيقونات :  عمليات الاستيراد المحفوظة – Access – Excel –  قائمة Share Point – استيراد ملف نصي – استيراد ملف XML – أكثر.

تصدير : وتشمل الأيقونات :  عمليات التصدير المحفوظة – Excel –  قائمة Share Point – تصدير إلى ملف RTF – تصدير إلى ملف نصي  – أكثر  كما هو واضح بالشكل.

تجميع البيانات: وتشمل الأيقونات :  – إنشاء بريد الكتروني  – إدارة الردود .

قوائم Share Point : وتشمل الأيقونات :  العمل أثناء الاتصال – مزامنة –  الانتقال إلى  Share Point – تجاهل التغيرات – التخزين المؤقت لبيانات القائمة – إعادة ربط القوائم .

4- أدوات قاعدة البيانات :

    يحتوى على  مجموعة من أشرطة الأدوات هي  كالتالي :

ماكرو : وتشمل الأيقونات : Visual Basic – تشغيل ماكرو – إنشاء قائمة مختصرة بواسطة الماكرو – تحويل وحدات ماكرو إلى  Visual Basic .

إظهار/إخفاء : وتشمل الأيقونات : علاقات – ورقة الخصائص – تبعيات الكائن  – شريط الرسائل.

تحليل : وتشمل الأيقونات : توثيق قاعدة البيانات  – تحليل الأداء -  تحليل الجدول.

نقل البيانات: وتشمل الأيقونات : خادم SQL  – قاعدة بيانات Access .

أدوات قاعدة البيانات : وتشمل الأيقونات : إدارة الجداول المرتبطة – إدارة لوحة التبديل – تشفير باستخدام كلمة مرور  – وظائف إضافية – إنشاء ملف ACCDE .

5- ورقة البيانات :  

 تحتوى على  مجموعة من أشرطة الأدوات هي  كالتالي :

طرق عرض :  وتشمل الأيقونات :   طريقة عرض ورقة البيانات – طريقة عرض التصميم.

حقول وأعمدة: وتشمل الأيقونات : حقل جديد -  إضافة حقول موجودة – عمود البحث – لإدراج – حذف – إعادة تسمية .

نوع البيانات والتنسيق: وتشمل الأيقونات : نوع البيانات –التنسيق – تطبيق تنسيق العملة- تطبيق تنسيق النسبة – تطبيق تنسق الأرقام المفصولة -  زيادة المنازل العشرية – إنقاص المنازل العشرية .

علاقات: وتشمل الأيقونات : علاقات  – تبعيات الكائن.

كائنات قاعدة البيانات:

1- الجداول :

     أهم هذه الكائنات لأن الجدول هو الملف الأساسي الذي يحتوى على البيانات الكاملة ويمكن أن تحتوى قاعدة البيانات على أكثر من جدول والجدول الواحد يحتوى على عدة صفوف وأعمدة والأعمدة هي الحقول  المحتوية على المعلومات التي تدرج فيها لحفظها داخل الجدول ويمكننا الربط بين جميع هذه الجداول باستخدام المفتاح الأساسي ليسهل علينا الوصول بأسرع وقت ممكن للبيانات أو المعلومة المطلوبة .

2- الاستعلامات :

     مجموعة محددة أو مفلترة أو مصفاه من بيانات الجدول حسب شروط أو خصائص معينة.

3- النماذج :

     هي عبارة عن الشكل النهائي الذي توضع به البيانات ولذلك يظهر فيه مميزات التصميم ولابد أن يكون وضع البيانات فيه بشكل مناسب وبأسلوب منسق مع العلم أن كل البيانات المدخلة من خلال النماذج يتم حفظها تلقائيا في الجداول .

4- التقارير:

     وهى تحديد للبيانات التي يتم طباعتها ويتم الاختيار من خلاله شكل وتصميم لورقة الطباعة.

5- وحدات الماكرو:

     وهى مجموعة الإجراءات  المسجلة من خلال عملية معينة لإنجاز عملية معينة.

6- وحدات نمطية:

    وهى برامج صغيرة تلزم بأداء أمر معين عند النقر على زر معين ويستخدم لذلك أوامر الفيجوال بيسك.  ومن كل هذه المكونات تتكون لنا قاعدة بيانات كاملة والتي تظهر في جزء التنقل ولكن من الجدير بالذكر أن أساس أي قاعدة بيانات هي الجداول فمنها تبد؟أ أولى خطواتنا في بناء قاعدة بيانات وليس من الضروري أن تحتوى قاعدة البيانات على تقارير أو وحدات ماكرو ووحدات نمطية أو استعلامات ولكنها لابد أن تحتوى على جدول واحد على الأقل ولإتمام  الشكل الجمالي نقوم بتنفيذ نموذج واحد لكي نستخدمه في إدخال البيانات إلى قاعدة البيانات ولا نضطر إلى التعامل مع الجداول وذلك للشكل المنسق والجميل للنماذج والذي تظهر فيه موهبة التصميم والابتكار لدينا.

خطوات تصمیم قاعدة البیانات:

تحدید الغرض من قواعد البیانات :

       يدلك الغرض من قواعد البيانات على المعلومات التي ستحتاجها منها يمكنك تحديد الموضوعات التي تحتاجها لحفظ حقائق عنها ) الجداول ( والحقائق المراد حفظها عن كل موضوع  )الحقول بداخل الجداول ) وفي سبيل تحديد الغرض من أنشاء قاعدة البيانات يمكنك عمل الآتي :-

·       أن تتحدث مع المستخدمين المرتقبين لقواعد البيانات  لتحديد احتياجاتهم منها.

·       أن تشاور الآخرين حول نوعية الأسئلة التي تود أن تجيب عنها قاعدة البيانات.

·       أن تجمع النماذج المستخدمة وتضع تخطيطات للتقارير المراد طباعتها .

وتستعين بكل هذه البيانات في الخطوات التالية للتصميم

خطوات تصميم قاعدة البيانات :

الخطوة الأولى: تحديد الغرض من قاعدة البيانات تساعد هذه الخطوة على تحديد الحقائق التي تريد أن يخزنها برنامج Microsoft Access .

الخطوة الثانية : تحديد الجداول اللازمة  بعد تحديد الغرض من قاعدة البيانات  تقسم البيانات والمعلومات إلى موضوعات منفصلة مثل موظفون أو طلاب وتمثل المعلومات الخاصة بكل موضوع جدول منفصل في قاعدة البيانات .

الخطوة الثالثة : تحديد الحقول اللازمة حيث تحدد المعلومات التي تود حفظها في كل جدول وتسمى كل فئة من المعلومات في الجدول حقلاً ويتم عرضها كعمود في الجدول فمثلا في جدول الموظفين يكون هناك حقلا يمثل "الاسم الأخير" وآخر يمثل "تاريخ التعيين" وهكذا .

الخطوة الرابعة : تحديد العلاقات فعليك بمراجعة كل جدول على حدة ثم تحديد طبيعة العلاقات بين البيانات في جدول ما والبيانات في الجداول الأخرى- يمكنك إضافة حقول للجداول أو إنشاء جداول جديدة لإنشاء العلاقات وتحقيقها بين البيانات في الجداول المختلفة إذا دعت الضرورة لذلك.

الخطوة الخامسة : تنقيح التصميم فعليك بتحليل التصميم للبحث عن أي ملاحظات أو أخطاء . ثم إنشاء جداول  فعلية وإضافة مثال من سجلات البيانات ثم تأكد من أنك تستطيع الحصول على النتائج التي تريدها. من هذه الجداول . ثم قم بإجراء التعديلات لضبط التصميم عند الحاجة .

     لا تنزعج إذا وقعت في بعض الأخطاء أو أغفلت الأشياء من التصميم  الأولى إذ أنه يمكنك اعتبار هذا التصميم مسودة أولية يمكن تطويرها فيما بعد . عليك باختيار أمثلة بيانات ونماذج الأولية لنماذج وتقارير قاعدة البيانات , فاستخدام Microsoft Office يجعل من السهولة  بمكان القيام بتعديل تصميم قاعدة البيانات في نفس وقت إنشائها غير أن تعديل الجداول يصبح أكثر صعوبة بعد امتلائها بالبيانات وبعد إنشاء النماذج والتقارير المختلفة .ولهذا السبب يجب التأكد من سلامة مشاكل التصميم وصحته قبل إدخال البيانات .

تحديد الجداول اللازمة :

     يعتبر تحديد الجداول من أكثر الخطوات الشائكة في عملية تصميم قاعدة البيانات لأن النتائج المطلوبة من قاعدة البيانات – مثل التقارير المطلوب طباعتها والنماذج التي تريد استخدامها في إدخال البيانات إلى الجداول والأسئلة التي تريد الإجابة عليها – لا تدل بالضرورة على كيفية إنشاء الجداول التي تؤدى إلى تلك النتائج حيث تساعدك فقط في الوصول إلى ما تريد إن تعرفه من معلومات وليس إلى كيفية تقسيم المعلومات إلى جداول.

إنشاء قاعدة بيانات العمليات الأساسية :

      تحتوى قاعدة البيانات الأساسية على مجموعة كائنات منها الجداول (Tables) والاستعلامات (Queries) والنماذج (Forms) والتقارير (Reports) والماكرو (Macros)  وفى هذا الكتاب سوف نتعرض بالشرح للخمس كائنات والتي تصل بك إلى مستوى يمكنك من تصميم قاعدة بيانات بسيطة وسهلة وتؤدى الغرض .

خطوات إنشاء قاعدة البيانات Access :

     عند اختيار قاعدة بيانات جديدة فارغة من المنطقة الثانية "الشروع في استخدام Microsoft Office Access من تبويب "فئات القوالب – ميزات ، تظهر المنطقة الثالثة .

   يطلب منك البرنامج كتابة اسم لقاعدة البيانات ويقترح البرنامج اسم " قاعدة بيانات1" نختار الاسم المناسب لقاعدة البيانات التي نريد إنشائها ثم نضغط Enter  تظهر شاشة جديدة كما بالشكل التالي:

    والشاشة السابقة  تتكون من تبويبات بالوقوف والضغط على كل تبويب منها تظهر مجموعة من أشرطة الأدوات تسمى هنا مجموعات تحتوى كل مجموعة على كل التعليمات التي تستخدم في بناء قاعدة البيانات، ومجموعة تبويبات قاعدة البيانات ومجموعات أشرطة الأدوات هذه يمكن تحريكها بالانزلاق بتحريك الفأرة للأمام والخلف على هذه الأشرطة .

فتح قاعدة بيانات :

     عند فتح البرنامج مرة أخرى نلاحظ تغيير في شكل شاشة المشروع في الاستخدام حيث تظهر لنا في اليسار قواعد البيانات التي تم التعامل معها ومنها نختار قاعدة البيانات التي نريد التعامل معها.

والآن سوف نبنى شرحنا لبرنامج الأكسس 2007 على قاعدة بيانات كاملة سوف نشرع في بنائها معاً خطوة بخطوة  حتى يتسنى لنا معرفة الطريقة الصحيحة والمثلى لتصميم قواعد البيانات وكما ذكرنا من قبل أن الجدول هو أساس قاعدة البيانات فسوف نبدأ به ولكن دعونا نضع معاً الخطوط الأساسية لقاعدة البيانات وهى:

1-   عن أي مشروع تكون قاعدة البيانات ؟

2-   المعلومات التي أريدها في قاعدة البيانات؟

3-   هل سنحتاج إلى استعلامات؟

4-   هل نريد طبع تقارير لقاعدة البيانات؟

5-   ومن الذي سوف يقوم بإدخال البيانات والمعلومات الجديدة إليها أي مَن المستخدم؟