بعد الانتهاء من كتابة النصوص داخل الملف لابد من المرحلة الاخيرة وهى طباعة هذا الملف على الورق ولكن قبل الطباعة لابد من إعداد هذا الملف للطباعة ليكون على الصورة التى تلائم متطلبات المستخدم والغرض من طباعة هذا الملف أو جزء منه
ولاعداد هذا الملف للطباعة لابد من المرور على المراحل التالية :-
1- إعداد الصفحة Page Setup
2- معاينة قبل الطباعة Print Preview
3- ضبط خيارات الطباعة
4- اصدار أمر الطباعة
إعداد الصفحة Page Setup
إعداد الصفحة هو تجهيز للصفحة للطباعة وتشمل هذه المرحلة ضبط للهوامش Margins وضبط لوضع الورقة أفقية أو رأسية Orientation كذلك ضبط لحجم الورق المستخدم وضبط مداخل الورق ومخارجه طبقا لنوع ماكينة الطباعة المستخدمة
ولاعداد الصفحة Page setup نستخدم طريقتين
1- استخدام شريط الادوات Page setup
2- استخدام الاطار Page Setup
إعداد الصفحة باستخدام شريط الادوات
نتبع الخطوات التالية
1- النقر على القائمة Page Layout من شريط القوائم Menu Bar
2- من شريط الادوات Page Setup نبدأ إعداد الصفحة كما يلى :-
a. ضبط الهوامش بالنقر على Margins والاختيار من القائمة التى ستفتح
ثم النقر الهامش الملائم للالملف المطلوب
ثم النقر الهامش الملائم للالملف المطلوب
b. ضبط وضع الورقة أفقيا أو رأسيا يتم الاختيار بين الوضعين بالنقر على
Orientation لتظهر قائمة الاختياران حيث أن portrait هو الالوضع الرأسى الافتراضى للورقة أما Landscape فهو الاختيار الثانى لوضع الورقة الأفقى
Orientation
c. ضبط حجم الورقة Paper size وذلك طبقا للورق الموجود بالطابعة أو متطلبات هذا الملف لذا يجب ضبط نوع الورق حتى يكون التنسيق لمحتويات الصفحة ملائما لحجم الورقة لذا بالنقر على تظهر قائمة مقاسات الورق المتعارف عليها والشائعة الاستخدام والتى يكون A4 هو المقاس الافتراضى والاكثر شيوعا فى الاستخدام ويمكن تغيير حجم الورقة من القائمة التى تفتح
إعداد الصفحة باستخدام إطار Page Setup
لفتح اطار Page Setup وإعداد الصفحة باستخدام هذا الاطار نتبع الخطوات التالية :-
1- من القائمة Page Layout بالنقر على السهم يمين الشريط Page Setup
2- يفتح إطار إعداد الصفحة Page Setup
الذى يحتوى على ثلاث صفحات Tabs أعلى الصفحة وهذه الصفحات هى : -
الذى يحتوى على ثلاث صفحات Tabs
a. Margins لضبط الهوامش ووضع الورقة
b. Paper اضبط حجم الورق المستخدم ومكان دخوله وخروجه على ماكينة الطباعة المستخدمة
c. Layout لضبط المقاطع Sections وبدايتها وضبط كيفية تكرار رأس وتذييل الصفحة على صفحات الملف مع ضبط المساحة المستخدمة فى تحريرهم
ضبط الهوامش Margins
باستخدام الجزء الأول من الصفحة Margins حيث يمكن تغيير عرض الهوامش يمينا ويسارا وارتفاع الهوامش أسفل وأعلى مع أمكانية اضافة هامش التوثيق Gutter وهو الهامش الذىيستخدم اثناء الطباعة فى حالة طباعة الملف ككتاب لذا يختلف مكان Gutter طبقا لاتجاه نص الملف ومكان استخدام دبابيس الطباعة
ضبط وضع الورقة Orientation
وهم وضعين الاول رأسى Portrait ( الافتراضى ) والاخر أفقى Landscape ويمكن اختيار أحدهما من الجزء الثانى فى الاطار Page setup وهو Orientation
يتم هذا الضبط بالنقر على الصفحة Paper لتفتح هذه الصفحة ومن خلالها نختار حجم الورق المستخدم
الملاحظ هو أن الحجم الافتراضى للورق هو A4 بمقاس 21 سنتيمتر عرض و29.7 سنتيمتر ارتفاع
لتغيير الحجم الافتراض للورق يمكن أن نختار أحد انواع الاحجام Sizes الأكثر شيوعا او تغيير العرض Width والأرتفاع Heights بمقاسات غير موجودة ليكون حجم مخصص Custom Size وذلك من خلال الجزء الأول من الإطار
أما Paper Source فتحدد مكان دخول وخروج الورق من ماكينة الطباعة وهذا يتوقف على نوع هذه الماكينة
معاينة قبل الطباعة Print Preview
هى نظرة شاملة على شكل النصوص فى الورقة عند طباعتها ختى يتم اكتشاف أخطاء التنسيق وإعادة التنسيق مرة أخرى ليتلائم مع الغرض المطلوب من هذا الملف
ولعمل معاينة ماقبل الطباعة Print Preview نتبع الخطوات التالية :-
1- النقر على زر أوفيس Office Button لفتح القائمة
2- تمرير الماوس على Print لتظهر خيارات الطباعة
3- النقر على Print Preview
طريقة أخرى لفتح معاينة قبل الطباعة Print Preview باتباع الخطوات التالية :-
1- من شريط الادوات السريع Quick Access Toolbar بالنقر على السهم يمين شريط الادوات لتفتح قائمة بالأزرار المتاحاة التى يمكن أضافتها الى هذا الشريط
2- النقر على Print Preview لإضافة زر معاينة قبل الطباعة اللا شريط الادوات السري Quick Access Toolbar
3- النقر على زر معاينة قبل الطباعة Print Preview لتفتح صفحة المعاينة
ويمكن التعامل مع صفحة معاينة قبل الطباعة Print Preview من خلال شريط الادوات
أما لاغلاق أو انهاء معاينة قبل الطباعة بالنقر على Close Print Preview
الطباعة Print
بعد الانتهاء من أعداد الصفحة ومعاينة ماقبل الطباعة وبعد التأكد من أن الشكل النهائى للصفحات المراد طباعتها هو االشكل المطلوب للغرض من استخدام الملف ، لذا نبدأ بطباعة الملف
توجد أكثر من طريقة للطباعة :-
1. طباعة الملف بالكامل باستخدام اعدادات الطباعة الافتراضية Default
2. طباعة الملف باستخدام خيارات الطباعة طبقا لما يراه المستخدم
3. طباعة جزء من الملف ( صفحة أو أكثر أو جزء من صفحة )
فى الجزء التالى سوف نستعرض طرق الطباعة
للبدء فى الطباعة نتبع الخطوات التالية :-
للطباعة السريعة أولا من إظهار زر الطباعة على شريط الادوات ثم النقر عليه لتبدأ عملية الطباعة للملف بالكامل تطبيقا للخيارات الافتراضية للطباعة Printing Default Settings ولتنفيذ ذلك نتبع الخطوات التالية :-
1- النقر على السهم يمين شريط الادوات السريع أعلى يسار البرنامج لتظهر قائمة تخصيص شريط الادوات Customize Quick Access Toolbar
2- ليظهر زر Quick Print بشريط الادوات
3- بالنقر على زر تبدء عملية طباعة الملف فورا
كما يمكن اجراء عملية الطباعة السريعة ( بدون خيارات الطباعة ) كما يلى :-
1- بالنقر على زر أوفيس Office Button لتظهر قائمة أوامر الملف File
2- النقر (أو وضع مؤشر الماوس ) على Print حيث تظهر خيارات الطباعة فى القائمة Preview and print Document
3- النقر على Quick Print لتبدأ ماكينة الطباعة بالعمل لطباعة الملف بالكامل نسخة واحدة لكامل صفحات الملف بترتيب الصفحات
أما إذا اردنا الطباعة باستخدام خيارات أخرى مختلفة عن الافتراضية فنتبع نفس الخطوات السابقة ولكن من القائمة Preview and print Document نقوم بالنقر على Print لتحديد الخيارات من الاطار Print الذى يفتح بعد النقر على أمر Print
ولتحديد خيلرلت الطباعة نتبع الخطوات التالية :-
1- من الجزء Print تحديد نوع الطابعة أو التأكد من أن نوع الطابعة المحدد فى خيارات الطباعة هو النوع المستخدم والمتصل بجهاز الكمبيوتر
2- من الجزء Page Range يتم تحدبد الجزء المراد طباعته من الملف حيث "All" هى الاختيار الإفتراضى ، Current Page هى الصفحة الحالية النشطة ، Pages لطباعة صفحات محددة إما صفحات متباعدة أو نطاق معين من الصفحات أما Selection فيتم إختيارها فى حالة طباعة جزء معين تم تظليله
3- من الجزء Copies يمكن اختيار عدد النسخ بكتابة عدد النسخ المطلوبة فى مربع النص Number of Copies كذلك يمكن تغيير ترتيب الصفحات المطبوع وذلك بالنقر على Collate
4- بعد الانتهاء من إعدادات الطباعة يتم النقر على OK لتبدأ على الفور عملية الطباعة
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق